No RD Station Conversas, as mensagens automáticas são uma ferramenta essencial para otimizar o atendimento ao cliente, garantindo uma comunicação eficiente e padronizada. Com essas mensagens, você pode manter seus clientes informados sobre o status do atendimento, mesmo quando sua equipe não está disponível. Este guia ensina como configurar e gerenciar essas mensagens para melhorar a experiência do cliente.
1. Acessando as Configurações de Mensagens
Para começar a configurar mensagens automáticas no RD Station Conversas:
- Acesse o menu de conta e vá para as Configurações da Empresa.
- Dentro dessa tela, selecione a aba de Mensagens.
Nesta seção, você poderá configurar diferentes tipos de mensagens automáticas que serão enviadas em momentos específicos durante o atendimento.
2. Cadastrando Mensagens Automáticas
Você pode cadastrar diversos tipos de mensagens automáticas para diferentes situações de atendimento:
- Frase de Apresentação: Enviada no primeiro contato de um cliente ou lead com sua empresa.
- Frase de Início de Atendimento: Enviada automaticamente quando um atendente inicia um atendimento.
- Frase de Aguardando Atendimento: Enviada quando o cliente é encaminhado para a fila de espera.
- Frase de Término de Atendimento: Enviada ao cliente quando o atendente encerra o atendimento.
- Frase de Fora do Expediente: Enviada quando o cliente tenta contato fora do horário de funcionamento.
- Frase de Feriados: Enviada automaticamente durante feriados, informando que a empresa está fechada.
Essas mensagens ajudam a manter o cliente informado sobre o status do atendimento em qualquer etapa do processo.
3. Salvando e Ativando Mensagens Automáticas
Depois de configurar todas as mensagens desejadas:
- Clique em Salvar para guardar as configurações.
- Volte para a tela de configurações para ativar ou ocultar as mensagens que você deseja enviar automaticamente. Você pode optar por ocultar mensagens de início e término de atendimento, mensagens de aguardando atendimento ou mensagens que informam a posição na fila de espera.
4. Mensagens Automáticas Não Personalizáveis
Algumas mensagens no RD Station Conversas são automáticas e não podem ser personalizadas, como:
- Mensagem de Posição na Fila de Espera: Informa ao cliente sua posição na fila.
- Mensagem de Transferência: Notifica quando o cliente é transferido para outro atendente ou setor.
Você pode optar por ativar ou ocultar essas mensagens conforme necessário, mas o texto padrão não pode ser alterado.
5. Conclusão e Salvamento
Após selecionar e configurar as mensagens desejadas, clique em Salvar para garantir que todas as mensagens automáticas estejam ativas e funcionando corretamente na sua plataforma. Esse passo final é crucial para garantir que todas as configurações sejam aplicadas.
Benefícios de Usar Mensagens Automáticas no Atendimento
Configurar mensagens automáticas no RD Station Conversas traz diversos benefícios:
- Comunicação Consistente: Garante que todos os clientes recebam informações claras e padronizadas sobre o status do atendimento.
- Melhora da Eficiência: Reduz a carga de trabalho dos atendentes, permitindo que eles se concentrem em questões mais complexas.
- Satisfação do Cliente: Mantém os clientes informados e reduz o tempo de espera percebido, aumentando a satisfação geral.
Conclusão
As mensagens automáticas são uma ferramenta poderosa para otimizar o atendimento ao cliente no RD Station Conversas. Ao configurar essas mensagens, sua empresa garante uma comunicação eficiente e consistente, mantendo os clientes informados e satisfeitos durante todas as etapas do atendimento.
