No RD Station Conversas, configurar setores é essencial para organizar o atendimento e garantir que os clientes sejam direcionados para a equipe certa. Este guia ensina como criar e gerenciar setores para otimizar a comunicação com seus clientes.
1. Acessando as Configurações de Setores
Para configurar setores no RD Station Conversas:
- Acesse a tela inicial da plataforma e vá até o menu de conta.
- Selecione “Configurações da Empresa”.
- Dentro desta seção, clique na opção “Setores”.
Nesta área, você poderá criar novos setores, editar ou excluir os existentes, e definir como os atendimentos serão direcionados.
2. Criando um Novo Setor
Para criar um novo setor, siga os passos abaixo:
- Defina o Nome do Setor: Escolha um nome que represente claramente o departamento ou equipe que o setor irá atender (ex.: Comercial, Pós-Venda, Financeiro).
- Configure o Expediente: Defina horários específicos de operação para o setor, caso sejam diferentes do expediente geral da empresa.
- Adicione Funcionários: Inclua os funcionários que farão parte do setor para que apenas eles recebam os atendimentos destinados a esse departamento.
- Encaminhamento Sequencial: Ative esta opção para enviar leads apenas para atendentes online, útil quando o encaminhamento sequencial é utilizado no chatbot.
- Frase Padrão: Configure uma mensagem para ser enviada fora do expediente, informando quando o cliente poderá entrar em contato novamente.
- Ocultar Menu do Setor: Ative esta opção se desejar que o setor não apareça para o cliente fora do horário de funcionamento.
- Selecione a Cor do Setor: Escolha uma cor para facilitar a identificação visual do setor nas configurações.
Clique em “Cadastrar” para concluir a criação do setor.
3. Gerenciamento de Setores
Após criar um setor, você pode gerenciá-lo de várias maneiras:
- Visualize os Setores Criados: Todos os setores aparecerão listados na tela, onde você poderá editar as informações ou excluir setores conforme necessário.
- Crie Subsetores: Se precisar de uma estrutura hierárquica, como diferentes subequipes dentro de um departamento, crie subsetores relacionados aos setores principais.
Essa configuração permite organizar melhor a operação da sua equipe, garantindo que os atendimentos sejam direcionados para o departamento ou equipe correta.
Benefícios de Usar Setores no Atendimento
A configuração de setores no RD Station Conversas oferece diversos benefícios:
- Direcionamento Eficiente: Garante que cada atendimento seja direcionado ao time ou pessoa certa, melhorando a eficiência e a satisfação do cliente.
- Organização Interna: Facilita a gestão de atendimentos, mantendo cada setor com suas respectivas responsabilidades e atendentes.
- Flexibilidade Operacional: Permite ajustes rápidos de equipe e horários, adaptando-se facilmente a novas demandas.
Conclusão
Configurar setores no RD Station Conversas é uma estratégia fundamental para otimizar o atendimento ao cliente, garantindo que cada interação seja direcionada ao departamento correto. Isso melhora a organização interna e proporciona uma experiência mais satisfatória para o cliente.
